Kort antwoord
Een goede zakelijke voicemail noemt je bedrijfsnaam, zegt wanneer je terugbelt en geeft de beller een snellere route, zoals je website of WhatsApp. Houd hem korter dan 20 seconden en pas hem aan als je op vakantie bent of buiten je openingstijden.
Vijf regels voor een goede voicemail
- Begin met je bedrijfsnaam. Dan weet de beller meteen dat hij goed zit.
- Zeg wanneer je terugbelt. "Ik bel je vandaag nog terug" werkt beter dan "ik bel zo snel mogelijk terug".
- Vraag om naam, nummer en reden. Dan kun je goed voorbereid terugbellen.
- Geef een alternatief. Je website, een online agenda of een berichtenapp, voor wie niet wil inspreken.
- Houd het kort. Onder de 20 seconden. Niemand wil een lange inleiding afwachten.
Standaard, tijdens werktijd
"Goedendag, je spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. Ik ben nu aan het werk en kan even niet opnemen. Spreek je naam, je nummer en je vraag in, dan bel ik je vandaag nog terug. Een afspraak maken kan ook direct via [website]."
Buiten openingstijden
"Goedenavond, je belt met [bedrijfsnaam]. We zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van [tijd] tot [tijd]. Spreek je naam, nummer en vraag in, dan bellen we je de volgende werkdag terug. Bij spoed kun je bellen met [spoednummer]."
Vakantie of vrije dag
"Hallo, je belt met [bedrijfsnaam]. Van [datum] tot en met [datum] zijn we gesloten. Spreek gerust een bericht in, dan bellen we je terug vanaf [datum]. Voor dringende vragen kun je terecht bij [naam en nummer van een vervanger]."
Druk aan de telefoon
"Je spreekt met [bedrijfsnaam]. Alle lijnen zijn op dit moment bezet. Spreek je naam en nummer in, dan bellen we je binnen een uur terug. Je kunt ook een bericht sturen via [kanaal]."
Kort en persoonlijk, voor zzp'ers
"Hoi, met [voornaam] van [bedrijfsnaam]. Ik sta even met mijn handen in het werk. Laat je naam en nummer achter, dan bel ik je vandaag terug."
Tips voor het inspreken
- Spreek in op een stille plek en houd de telefoon op een vaste afstand.
- Glimlach tijdens het inspreken; dat hoor je echt.
- Luister hem daarna zelf terug door je eigen nummer te bellen.
- Zet een herinnering om hem aan te passen na een vakantie. Een verouderde vakantiemelding maakt een slechte indruk.
Wanneer een voicemail niet meer genoeg is
Een voicemail blijft een wachtrij: de beller hoort pas iets als jij tijd hebt. Mis je meerdere oproepen per dag, of willen bellers vooral een afspraak maken, dan kan een AI-telefoniste dat meteen voor je afhandelen. In AI-telefoniste, telefoonservice of voicemail zetten we de opties naast elkaar.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een zakelijke voicemail zijn?
Houd hem korter dan 20 seconden. Noem je bedrijfsnaam, wanneer je terugbelt en wat de beller moet inspreken.
Moet ik u of je zeggen in mijn voicemail?
Kies wat past bij hoe je klanten aanspreekt. Gebruik je op je website je, doe dat dan ook in je voicemail.
Kan ik een voicemail laten inspreken door een professional?
Ja, er zijn stemacteurs en bureaus die dat doen. Voor de meeste kleine bedrijven werkt een eigen, duidelijke en vriendelijke stem net zo goed.
Hoe zndr hierbij helpt
Neemt elke oproep op, plant afspraken in en verbindt door bij spoed. Dag en nacht, in de naam van je bedrijf.